Procedure for ansættelse af nye medarbejdere

Før ankomst:

Ansøgning om bolig

Senest 6 uger, hvis muligt, før forventet ankomst ansøges der om bolig ved Internationalt Boligkontor.
Boligskemaet udfyldes af sekretæren og sendes til Boligkontoret. Vær opmærksom på at sektionen/instituttet hæfter for lejen!

Generelle retningslinier for boligformidling samt information om de enkelte lejlighedstyper med priser:
http://www.en.aau.dk/education/apply/international-accommodation-office

Generel info

Informér eventuelt medarbejderen om linket til International Staff Office og instituttes hjemmeside www.es.aau.dk
http://www.workindenmark.dk/

Angående sygesikring

Borgere uden for EU og nye EU-lande er IKKE dækket af sygesikringen før de har modtaget sygesikringsbevis. De skal selv sørge for forsikring indtil da.

Efter ankomst:

Den nye medarbejder skal:

• På International Citizen Service i Aalborg inden 5 dage efter ankomst for at få CPR-nr. samt sygesikringsbevis (eftersendes). Der skal medbringes pas og opholdstilladelse. Efter registrering modtager medarbejderen senere (med posten) sit bibliometriske opholdskort. Borgerservice og Statsforvaltningen er til stede ved citizen service.
  
  International Citizen Service, Slotspladsen 1, opgang A, 9000 Aalborg
  Åbningstider: tirsdag 8-12 & torsdag 12-16
   
• Ansøgning om forskerskat kører igennem Lønkontoret, som varetager kontakten til Skat. Læs mere her http://www.okonomi.adm.aau.dk/lon/beskatning-udenlandskestatsborgere/
  
  NB! Ved ansættelse under 3 måneder:
  Skatteansøgning sendes med kopi af passet
  Efter 2-3 uger får Lønkontoret besked om den ansattes kildeskat-nr.
   
• Åbne en bankkonto i bank efter eget valg. Det skal være en NemKonto.
  Derudover skal medarbejderen tilmelde sig E-Boks.
  
  Nogle banker tilbyder engelske versioner af netbank, fx Danske Bank, hvis den ansatte gerne vil have den mulighed.
   
• Underskrive oplysningsskema for nyansættelse/ansættelsespapirer. Der SKAL vedlægges kopi af eksamenspapirer og CV samt kopi af opholds- og arbejdstilladelsen, ellers laver HR-afd. ikke ansættelsespapirene. Nogle nyuddannede får først deres eksamensbevis sent, i det tilfælde kan man bruge stamblad og senere eftersende kopi af originalt bevis.
   
• Hvis den ansatte tilbydes fri telefon, skal den ansatte informeres om at han beskattes af det.

Påmindelse

Den ansatte skal huske at medbringe kopi af sit eksamensbevis samt CV. Dokumentationen skal sendes sammen med indstillingen om ansættelse, der laves på dagen den ansatte starter.

Forlængelse af arbejdstilladelse

HR-afdelingen står står også for forlængelse af opholds- og arbejdstilladelser.
Check sagsgangen i HRs håndbog her

Før ankomst:

Da EU-borgere frit kan påbegynde arbejde i DK når som helst, skal der ikke søges om ophold forud.

Ansøgning om bolig:

Senest 6 uger, hvis muligt, før forventet ankomst ansøges der om bolig ved Internationalt Boligkontor.
Boligskemaet udfyldes af sekretæren og sendes til Boligkontoret. Vær opmærksom på at sektionen/instituttet hæfter for lejen!

Generelle retningslinier for boligformidling samt information om de enkelte lejlighedstyper med priser:
http://www.en.aau.dk/education/apply/international-accommodation-office

Påmindelse:

Den ansatte skal huske at medbringe kopi af sit eksamensbevis samt CV. Dokumentationen skal sendes sammen med indstillingen om ansættelse, der laves på dagen den ansatte starter.

Informér eventuelt om linket til International Staff Office
og instituttes hjemmeside www.es.aau.dk
http://www.workindenmark.dk/

Efter ankomst:

Den nye medarbejder skal:

• Henvende sig på International Citizen Service hurtigst muligt efter ankomst til Danmark. Statsforvaltningen og Skat er til stede sammen med Borgerservice hos Citizen Center.
  
  International Citizen Service, Slotspladsen 1, opgang A, 9000 Aalborg
  Åbningstider: tirsdag 8-12 & torsdag 12-16
   
• Medarbejderen skal medbringe udfyldt OD1-skema og sektionsadministratoren skal udfylde siden "Arbejdsgivererklæring" i OD1, som bekræfter ansættelsen.
   

• Ansøgning om forskerskat ( §48) kører igennem Lønkontoret, som varetager kontakten til Skat. Læs mere her http://www.okonomi.adm.aau.dk/lon/beskatning-udenlandskestatsborgere/
  
  NB! Ved ansættelse under 3 måneder:
  Skatteansøgning sendes med kopi af passet
  Efter 2-3 uger får Lønkontoret besked om den ansattes kildeskat-nr.

• Åbne en bankkonto i bank efter eget valg. Det skal være en NemKonto.
  Derudover skal medarbejderen tilmelde sig E-Boks
  Nogle banker tilbyder engelske versioner af netbank, fx Danske Bank, hvis den ansatte gerne vil have den mulighed.

• Underskrive ansættelsespapirer. Der skal vedlægges kopi af eksamenspapirer og CV og kopi af registreringsbeviset.
  Nogle ny-uddannede får først deres eksamensbevis sent, i det tilfælde kan man bruge stamblad og senere eftersende kopi af originalt bevis.
  
  Registreringsbeviser skal ikke sendes med ansættelseskontrakter til personaleafdelingen.
   
• Hvis den ansatte tilbydes fri telefon, skal den ansatte informeres om at han beskattes af det.

Angående sygesikring:

EU-borgere har ret til sygesikring fra den dag de ankommer. Indtil de får deres sygesikringsbevis, kan de få et særligt sundhedsbevis. Hvis der skulle opstå behov for særligt sundhedsbevis kontaktes Joan Schade, sygesikringen/Aalborg Kommune, tlf. 9931 2761.

Angående studerende

Studerende skal medbringe et EU bevis fra deres hjemland, der giver dem ret til dansk sygesikring etc.

Ophold og arbejde i DK

Statsborgere i Finland, Island, Norge og Sverige kan frit rejse til Danmark for at opholde sig og arbejde her i landet.

De skal altså ikke have visum eller opholdstilladelse. Nordiske statsborgere behøver ikke have arbejdstilladelse for at arbejde i Danmark.

Velkomstbrochure (pdf)

IT folder til nye medarbejdere

Mentorrollen